Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Soapwoodcoreco B.V. («wij»), besloten vennootschap (B.V.) met maatschappelijk kapitaal € 100, gevestigd aan Grote Bickersstraat 74, 1013 KS Amsterdam, Nederland, is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die binnenkomen via soapwoodcoreco.click en via onze afspraken: offertevragen, boekingen, sessies en facturatie. Inschrijving Kamer van Koophandel 80976101, btw-identificatienummer NL803193270B01. De publicatieverantwoordelijke is Maarten van der Berg, algemeen directeur en studio manager.

We gebruiken die gegevens voor vier praktische doelen: begrijpen welk type sessie past; tijdig reageren op mail, bel of formulier; de dienst bijsturen op wat je ons vertelt; en de administratie (offertes, facturen, boekhouding). We behandelen ze volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG, en beschermen ze tegen ongeoorloofde inzage, verstrekking, wijziging of vernietiging.

Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen: dat is bij deze omvang en dit type verwerking niet verplicht. Privacyvragen: [email protected] of 020-737 4821. Openingstijden: Maandag gesloten. Dinsdag t/m vrijdag 10:00–22:00, zaterdag 11:00–18:00. Zondag alleen op afspraak.. De studio staat in Haarlemmerbuurt en bestaat sinds 2018.

2. Voor wie deze tekst geldt

Deze verklaring geldt voor bezoekers van soapwoodcoreco.click, voor mensen die ons mailen, bellen of het formulier sturen, en voor klanten van Zangopname, Bandopname, Mixen, Mastering of Podcastopname. Ze beschrijft onze werkwijze en jouw rechten.

Nemen we in opdracht van een zakelijke klant stemmen of gasten op — bijvoorbeeld een narrator voor een productiehuis of gesprekspartners in een reeks — dan bepaalt die klant het doel van die opnames. Wij treden dan op als verwerker, onder de verwerkersovereenkomst. Voor die betrokkenen geldt de privacy-informatie van die klant. Onze eigen verklaring hieronder blijft gelden voor de gegevens die wij zelf verzamelen om de opdracht te plannen en te factureren.

3. Gegevens die we ontvangen

Via het contactformulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer (niet verplicht), gewenste dienst, voorkeursdatum (niet verplicht) en een korte projectomschrijving. Verplichte velden zijn nodig om te kunnen antwoorden; zonder die velden maken we geen offerte. Het formulier gaat via FormSubmit, een dienst in de Verenigde Staten; zie doorgifte buiten de EER.

Bij boeking en uitvoering: factuurgegevens, artiesten- of groepsnaam, wat we nodig hebben voor de offerte, mail- of telefoonwisseling, betalingskenmerken van een overboeking. Een aanbetaling van 30 procent hoort bij de reservering; die administratie bewaren we bij de boeking. Kaartnummers slaan we niet op.

Opnames: stem en uitvoering zijn persoonsgegevens als iemand herkenbaar is. We verwerken ze om de gekozen dienst te leveren. Filmt jouw team de sessie, dan ligt die beeldenstroom bij jullie.

Technische gegevens: TransIP B.V. houdt verbindingslogboeken bij (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browser) voor beveiliging van de site. Jouw cookiekeuze staat in de lokale opslag van de browser onder de sleutel spwd_consent_v1; die waarde bevat geen naam of e-mail.

Bijzondere categorieën (gezondheid, politieke opvatting, geloof) vragen we niet. Moet een sessie verschuiven wegens ziekte, dan volstaat dat je niet kunt; een medische verklaring is niet nodig. We sturen geen nieuwsbrieven en doen geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4. Grondslag, doel en bewaartermijn

We verkopen of verhuren geen persoonsgegevens. We sturen geen marketingmail. Een nieuw doel zetten we alleen in als het verenigbaar is met het oorspronkelijke, of we vragen opnieuw toestemming.

Steunen we op een gerechtvaardigd belang, dan toetsen we of het doel echt is, of de verwerking nodig is en of jouw belangen niet zwaarder wegen. Je kunt een samenvatting van die toets vragen en bezwaar maken. Zakelijke facturen hebben een betalingstermijn van 14 dagen; die administratie valt onder de fiscale bewaarplicht hierboven. Prijzen op de site, zoals Zangopname vanaf € 95 per uur inclusief 21 procent btw, staan in de dienstentabel en in de algemene voorwaarden.

5. Opnames, portret en minderjarigen

Stem en gezicht vallen onder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. We zetten geen fragment van jouw sessie, geen studionfoto van jou en geen naam op de site of op sociale media zonder jouw voorafgaande schriftelijke toestemming. De foto’s op soapwoodcoreco.click zijn gegenereerde sfeerbeelden, geen opnames van klanten.

Sessies voor iemand jonger dan 16 jaar boekt een ouder of voogd, die de nodige gegevens aanlevert. Artikel 5 van de Uitvoeringswet AVG stelt 16 jaar als leeftijd waarop een minderjarige zelf toestemming kan geven voor een informatiemaatschappijdienst. Ons formulier is bedoeld voor volwassenen of wettelijke vertegenwoordigers; we bieden geen dienst die zich richt tot kinderen. Rechten bij podcastgasten en muziekgebruik licht de gids over podcastrechten toe; die gids is geen vervanging van deze verklaring.

6. Kunstmatige intelligentie

Opnames van klanten gebruiken we niet om kunstmatige intelligentie te trainen, te testen of te verbeteren. We maken geen stemkloon en geen synthetische stem naar jouw voorbeeld, tenzij jij daarvoor een specifieke schriftelijke opdracht geeft. Werkbestanden blijven bij de geboekte dienst: Zangopname, Bandopname, Mixen, Mastering of Podcastopname.

Hoe je stems en formaten aanlevert, staat in stems en bestandsformaten. Die gids gaat over techniek, niet over een extra verwerkingsgrondslag.

7. Wie toegang heeft

Toegang tot jouw gegevens hebben de mensen van het studieteam, binnen hun taken: Maarten van der Berg, Sophie Dekker (hoofd engineer, opname en mix) en Noah Jansen (producer en podcast specialist). Daarnaast kunnen de volgende ontvangers gegevens zien, alleen voor de doelen hierboven:

• TransIP B.V. (Simon Carmiggeltstraat 6, 1011 DJ Amsterdam, Netherlands), host van de site, de mailbox en de opslagruimte, in datacenters in de Europese Unie; site van de host: TransIP B.V.;
• FormSubmit (formsubmit.co), die de inhoud van het contactformulier doorzet naar onze mailbox;
• onze boekhouder, gebonden aan geheimhouding, voor factuurgegevens;
• onze bank, voor overboekingen;
• een advocaat of rechter, als er een geschil is;
• overheidsinstanties die daar wettelijk om vragen.

Iedere partij die voor ons verwerkt, doen we dat onder een afspraak die voldoet aan artikel 28 AVG. We hebben geen consumentenmediator in het dossier staan; geschillen lopen via de route in de algemene voorwaarden en de juridische informatie.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze eigen bestanden staan in de Europese Unie, bij TransIP B.V. in Amsterdam. FormSubmit werkt vanuit de Verenigde Staten: als je het formulier gebruikt, gaat de inhoud langs die dienst. Voor zover wij weten is die aanbieder niet opgenomen onder het EU-VS-dataprotectiekader. Deze doorgifte steunt op artikel 49 lid 1 onder b AVG: ze is nodig voor de precontractuele stappen die jij vraagt door je project te sturen.

Wil je die route vermijden, mail dan rechtstreeks naar [email protected] of bel 020-737 4821. We behandelen het verzoek hetzelfde. Bestanden die je ons na de boeking stuurt (stems, referenties, scripts) kun je via een afgesproken kanaal aanleveren, zonder het webformulier.

9. Beveiliging en datalek

We nemen passende maatregelen: de site draait alleen over HTTPS, toegang tot klantdossiers is beperkt tot het team met individuele accounts en sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie waar de dienst dat toelaat, versleutelde schijven op werkplekken, het pand is buiten sessies afgesloten, en sessiebestanden wissen we na de archieftermijn van 12 maanden. De studio heeft 3 behandelde ruimtes (live room 42 m², control room 18 m², 2 isolatiebooths) en maximaal 6 muzikanten in een bandopname; fysieke toegang is beperkt tot gepland bezoek.

Bij een datalek dat risico geeft voor jouw rechten, melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens (artikel 33 AVG) en informeren we jou rechtstreeks als het risico hoog is (artikel 34). Geen verbinding over het internet is volledig veilig; zodra gegevens bij ons binnen zijn, gelden onze maatregelen.

10. Jouw AVG-rechten

Je hebt de volgende rechten:

• inzage in jouw gegevens en in informatie over de verwerking (art. 15 AVG);
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (art. 16);
• wissing, onder meer als de gegevens niet meer nodig zijn (art. 17);
• beperking van de verwerking in de gevallen die de verordening noemt (art. 18);
• overdraagbaarheid van de gegevens die jij ons gaf, in een gestructureerd, gangbaar formaat (art. 20);
• bezwaar tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 21);
• intrekken van toestemming, zonder dat eerdere verwerking onrechtmatig wordt (art. 7 lid 3);
• een klacht indienen bij de toezichthouder (art. 77).

Stuur een verzoek naar [email protected] of naar ons postadres. We reageren binnen één maand; bij een ingewikkeld verzoek kan dat met twee maanden verlengd worden, en dan zeggen we dat (art. 12 lid 3 AVG). Het uitoefenen van rechten is gratis. Twijfelen we redelijkerwijs aan je identiteit, dan mogen we extra gegevens vragen. Op gewone studioberichten proberen we binnen 2 werkdagen te antwoorden; dat is sneller dan de wettelijke termijn, geen extra recht.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl. Schrijf ons eerst: de meeste vragen lossen we snel op. Meer over plannen en annuleren (5 dagen kosteloos) staat in de veelgestelde vragen.

11. Cookies in het kort

Een cookie is een klein bestand dat een site op je apparaat zet om voorkeuren te onthouden of gebruik te meten. Andere technieken, zoals lokale opslag in de browser, webbeacons of pixels, dienen dezelfde doelen.

soapwoodcoreco.click zet geen cookies of traceerders voor statistiek, reclame of sociale media. We bewaren alleen jouw cookiekeuze in de lokale opslag van de browser (spwd_consent_v1) gedurende 182 dagen. Het banner onderscheidt vijf categorieën — noodzakelijk, functioneel, analyse, marketing, voorkeuren — en toont drie gelijkwaardige knoppen: alles accepteren, alles weigeren en zelf instellen. De vier optionele categorieën zijn nu leeg.

Als we ooit een traceerder toevoegen die toestemming nodig heeft, zeggen we dat en vragen we opnieuw. Het volledige overzicht staat in het cookiebeleid. Je kunt de banner opnieuw openen via cookievoorkeuren wijzigen.

12. Externe sites, status en contact

De site linkt naar derden, bijvoorbeeld OpenStreetMap voor de ligging aan Grote Bickersstraat 74. Die sites hebben eigen privacyregels; wij zijn niet verantwoordelijk voor hun werkwijze. De route in gewone taal: Tram 22 naar halte Haarlemmerplein, daarna circa 6 minuten lopen via de Haarlemmerdijk. Bushalte Buiten Oranjesluis (lijnen 18, 21 en 22) ligt op loopafstand. Meer staat op contact.

Deze verklaring informeert over onze praktijk; ze beperkt niet de rechten die de wet je geeft. We kunnen haar aanpassen als diensten of regels veranderen. De nieuwe versie staat op deze pagina met de ingangsdatum en vervangt de vorige. Bij een ingrijpende wijziging mailen we bestaande klanten. Ingangsdatum: 1 oktober 2026. Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2026. De Nederlandse tekst is leidend; de Engelse pagina is een vertaling ter informatie.

Contact: Soapwoodcoreco B.V., Grote Bickersstraat 74, 1013 KS Amsterdam — [email protected] — 020-737 4821. Over de studio: over ons. Over toegankelijkheid van site en pand: toegankelijkheidsverklaring. Over mixbudgetten: mix-budget indicaties.