Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en plaats in het dossier

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de opdracht tussen Soapwoodcoreco B.V., Grote Bickersstraat 74, 1013 KS Amsterdam, Nederland (de verwerker) en de zakelijke klant die de opdracht plaatst (de verwerkingsverantwoordelijke). KvK 80976101, btw-id NL803193270B01. Contact bij de verwerker: Maarten van der Berg, [email protected], 020-737 4821.

De overeenkomst maakt deel uit van de algemene voorwaarden. Bij strijd over de verwerking van persoonsgegevens in opdracht gaat deze tekst boven die voorwaarden. Een aparte handtekeningregel staat hier niet: door de opdracht te aanvaarden, aanvaarden beide partijen ook deze bijlage. Ingangsdatum 1 oktober 2026. Laatst bijgewerkt 1 oktober 2026.

2. Begrippen

Woorden die hier met een hoofdletter beginnen en hier niet staan, volgen de algemene voorwaarden. Verder geldt:

AVG

Verordening (EU) 2016/679, aangevuld door de Uitvoeringswet AVG.

Betrokkene

De mens op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, bijvoorbeeld een voice-over, muzikant of podcastgast die de verantwoordelijke inplant.

Persoonsgegevens

Gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, inclusief een herkenbare stem.

Verwerking

Opnemen, bewerken, opslaan, exporteren of wissen van die gegevens om de opdracht uit te voeren.

Subverwerker

Een derde die in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt.

Diensten

De studio-opdrachten die de verantwoordelijke afneemt, zoals Zangopname, Podcastopname of Bandopname, zoals beschreven op diensten.

3. Wanneer deze overeenkomst geldt

Wij treden als verwerker op wanneer de verantwoordelijke ons vraagt persoonsgegevens van derden te verwerken om de dienst te leveren. Typische gevallen: een productiehuis boekt een narrator; een merk laat gasten vastleggen voor een reeks; een label stuurt stems van muzikanten die zelf geen contractant zijn. De verantwoordelijke bepaalt doel en middelen. Wij verwerken alleen wat nodig is om die opdracht te doen.

Gegevens die wij zelf verzamelen als studio — jouw bedrijfscontact, factuur, onze eigen sitebezoekers — vallen buiten deze overeenkomst. Die staan in de privacyverklaring. Twijfel je welke pet we ophebben bij een klus, vraag het voor de eerste sessie via contact.

4. Onderwerp, aard, duur en categorieën

Frequentie: per geboekte sessie, niet continu op de achtergrond. Tarieven (inclusief 21 procent btw) staan per dienst, bijvoorbeeld Podcastopname vanaf € 78 per opname-uur of Mixen vanaf € 185 per track; de prijs wijzigt niets aan de rollen in deze overeenkomst.

5. Instructies van de verantwoordelijke

Wij verwerken alleen in het kader van deze overeenkomst, de opdrachtbevestiging en jouw gedocumenteerde instructies. Mensen onder ons gezag verwerken niet anders, behalve als een wet ons dat dwingt. Denken wij dat een instructie tegen de AVG ingaat, dan zeggen we dat meteen.

Jij garandeert dat je een grondslag hebt om ons, ons team en de genoemde subverwerkers in te schakelen, en dat performers en gasten geïnformeerd zijn. Jij levert geen bijzondere categorieën of gegevens van kinderen onder 16 jaar zonder dat vooraf schriftelijk te markeren. Revisierondes (2 in de standaardafspraak) blijven binnen hetzelfde doel: de levering afmaken, geen nieuwe verwerking. Hoe je stems aanlevert, staat in stems en bestandsformaten.

6. Onze verplichtingen

Wij zorgen dat Maarten van der Berg, Sophie Dekker, Noah Jansen en eventuele ingehuurde sessiehulp weten dat de bestanden vertrouwelijk zijn, en dat zij tot geheimhouding verplicht zijn. Toegang is beperkt tot wat de klus vraagt.

Beveiliging volgt artikel 32 AVG, passend bij de aard van studiobestanden: versleutelde werkschijven, unieke accounts, sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie waar de dienst dat toelaat, HTTPS op soapwoodcoreco.click, het pand afgesloten buiten sessies, scheiding van klantdossiers. We claimen geen ISO-certificaat en geen penetratietest door een derde. Maatregelen mogen groeien; een vervanging is toegestaan als ze niet zwakker is.

Wij verkopen de persoonsgegevens niet, gebruiken ze niet voor eigen acquisitie en trainen er geen AI-model mee. Publicatie van een fragment vraagt jouw schriftelijke opdracht plus, waar nodig, toestemming van de betrokkene.

7. Jouw verplichtingen

Jij houdt zelf passende maatregelen aan jouw kant (overdracht van stems, toegang tot gedeelde mappen, briefing van gasten). Hulp die verder gaat dan wat deze overeenkomst standaard vraagt — extra export, een audit op locatie, een gegevensbeschermingseffectbeoordeling — kan tegen redelijke kosten, die we vooraf noemen. Facturen aan jou hebben de zakelijke termijn van 14 dagen; dat betreft de opdracht, niet de bewaartermijn van de bestanden. Over muziekrechten bij gasten: podcast rechten en muziek.

8. Subverwerkers

Je geeft algemene toestemming voor de subverwerkers hieronder. Wij blijven verantwoordelijk voor hun werk binnen het plafond van de algemene voorwaarden.

Een nieuwe of vervangende subverwerker kondigen we minstens dertig dagen van tevoren aan per mail. Je kunt binnen tien werkdagen schriftelijk bezwaar maken. Kunnen we de dienst zonder die partij niet leveren, dan mag je dat deel van de opdracht beëindigen; een eventuele aanbetaling van 30 procent voor het geschrapte, nog niet uitgevoerde deel betalen we terug. Met iedere subverwerker sluiten we een schriftelijke afspraak met inhoudelijk dezelfde plichten. Hosting blijft bij TransIP B.V. tenzij we iets anders aankondigen.

9. Doorgifte buiten de EER

De hoofdverwerking — opnemen, monteren, bewaren — gebeurt in Amsterdam, Nederland. TransIP B.V. staat in de Unie. FormSubmit werkt vanuit de Verenigde Staten. Voor zover wij weten ontbreekt een gepubliceerd adequaatheidsbesluit dat die dienst dekt. Die route gebruiken we alleen als jij of jouw team het webformulier inzet. Wil je die doorgifte niet, stuur briefing en bestanden dan via een ander afgesproken kanaal naar [email protected].

Wij sluiten hier geen standaardcontractbepalingen in als bijlage, omdat we die niet als standaardmodule met FormSubmit hebben vastgelegd. Jij beoordeelt of dat kanaal bij jouw risicoanalyse past. Een beperkte doorgifte naar een nieuw land kondigen we aan als een wijziging van subverwerker. Meer context: artikel 8 van de privacyverklaring.

10. Rechten van betrokkenen

Krijgen wij een verzoek van een betrokkene (inzage, wissing, beperking, overdracht), dan sturen we dat door naar jou, tenzij de wet ons dwingt zelf te antwoorden. Jij blijft het aanspreekpunt. Wij helpen voor zover de aard van de verwerking en de bestanden die wij hebben dat toelaten. Redelijke extra kosten komen voor jouw rekening, na aankondiging.

Stemrecht en portret op de opname zelf regel jij met de performer; onze privacyverklaring beschrijft alleen wat wij zelf publiceren, namelijk niets zonder schriftelijke toestemming.

11. Datalekken

Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens (vernietiging, verlies, wijziging, verstrekking of toegang, per ongeluk of onrechtmatig), dan melden we jou zonder onredelijke vertraging en in ieder geval binnen 48 uur nadat wij ervan kennis hebben. We beperken de gevolgen waar we kunnen en geven jou de feiten die jij nodig hebt voor een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen. De wettelijke 72-uursplicht jegens de toezichthouder blijft bij jou als verantwoordelijke, tenzij de wet iets anders zegt.

12. Audit en medewerking

Wij geven de informatie die redelijkerwijs nodig is om na te gaan of we dit nakomen. Eerst gaat dat via een schriftelijke vragenlijst. Een controle op locatie kan, op jouw kosten, in een vooraf afgesproken omvang, tijdens onze openingstijden (di–vr 10–22, za 11–18), met minstens vier weken vooraankondiging, tenzij er al een duidelijk ernstig incident is, en zonder de dagelijkse sessies te blokkeren. We helpen bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling voor zover onze kennis dat toelaat. Op verzoek van een toezichthouder werken beide partijen mee. Fysieke drempels van het pand staan in de toegankelijkheidsverklaring.

13. Duur, wissen, recht

Deze overeenkomst loopt gelijk met de opdracht en eindigt vanzelf als de opdracht eindigt. Persoonsgegevens in opdracht verwerken we alleen in die periode, plus de archiefperiode. Binnen dertig dagen na het einde kun je schriftelijk kiezen: teruggeven of wissen. Wij verwijderen kopieën op onze systemen binnen zestig dagen na die keuze, behalve wat een wet langer laat bewaren (bijvoorbeeld factuurregels, zeven jaar) en behalve reservekopieën, die bij rotatie verdwijnen, uiterlijk binnen twaalf maanden. Standaard, zonder extra verzoek, wissen we sessiebestanden 12 maanden na de laatste opname.

Nederlands recht geldt. De rechter in Amsterdam is bevoegd, onverminderd een dwingende bevoegdheid. Nietige bepalingen laten de rest in stand. Contact: Soapwoodcoreco B.V., Grote Bickersstraat 74, 1013 KS Amsterdam, [email protected]. Meer over de studio: over ons. Vragen die geen verwerking in opdracht zijn: veelgestelde vragen of juridische informatie. Mastering in opdracht: mastering.